Article 1.-PREAMBULE
Le présent règlement établi en conformité de l’article 19 des statuts a pour objet de compléter les statuts et d’en préciser certains points.
Il s’impose à tous les membres de l’association.
Les modifications du présent règlement sont effectuées par le Conseil d’Administration et portées à la connaissance de la première Assemblée Générale qui suivra.
Article 2- REALISATION DE L’OBJET COMMUNICATION DES INFORMATIONS
L’association utilise pour la réalisation de son objet tous les moyens de communication et d’informations techniques dont elle peut disposer. L’information des membres, des milieux professionnels extérieurs et du public se fait en particulier :
- par la diffusion sur support papier ou par messagerie électronique,
- par un site Internet dans lequel sont administrés sans que la liste ci-après ne soit limitative ou exhaustive :
- les informations individuelles relatives aux membres, aux personnalités d’honneur et aux personnes inscrites dans les groupes des postulants et des affiliés,
- les statuts et le règlement intérieur,
- la composition du Conseil d’Administration,
- l’énumération des groupes professionnels avec la désignation de leur animateur,
- les représentants de l’UCEJAM auprès de toute autre organisation dont elle est adhérente,
- les informations de toute nature susceptibles d’intéresser les membres dont les comptes rendus du Conseil d’Administration, les textes de lois pertinents, les règles applicables en matières d’expertise, les informations relatives à ta formation des experts, etc,
- Les manifestations organisées par l’UCEJAM ou toute autre structure dès lors qu’elles sont susceptibles d’intéresser l’ensemble des adhérents de l’UCEJAM.
Afin de faciliter la gestion de l’association, de réduire les coûts de communication et d’alléger les travaux des administrateurs, la messagerie électronique sera utilisée chaque fois que les statuts ne prévoient pas d’envoi postal avec accusé de réception.
L’annuaire sur support papier comprend :
- la présentation de l’association,
- la liste des personnalités d’honneur et leur qualité,
- une liste par rubrique des membres actifs, honoraires et probatoires selon leurs noms et prénoms,
- la liste alphabétique des membres actifs, honoraires et probatoires qui mentionne au moins les noms, prénoms, photographies, coordonnées de chaque membre, catégorie de membre (actifs, honoraires et probatoires) ainsi que les rubriques d’inscription sur les listes d’experts près une Cour et les Cours près lesquelles ils sont inscrits,
- la liste alphabétique des postulants et affiliés qui mentionne leurs noms et prénoms,
- toute autre information décidée par le Conseil d’administration.
L’annuaire sur support informatique: établi en lien avec l’annuaire national des experts du CNCEJ.
Article 3.- LES ADHERENTS
Article 3-1 ADHESIONS
Tout candidat s’oblige, du seul fait de sa demande d’adhésion, à se conformer aux statuts et au règlement intérieur.
Le Conseil d’Administration UCEJAM prend sa décision à la majorité des membres présents ou représentés par procuration.
Article 3-1-1 Demande initiale d’adhésion en tant que membres ou postulants
Les experts inscrits sur une liste près une Cour d’appel civile ou administrative ou près la Cour de Cassation ainsi que les candidats à l’inscription sur la liste des experts judiciaires d’une Cour d’Appel peuvent présenter leur demande d’adhésion au Conseil d’Administration par transmission d’un dossier qui comprendra :
- une fiche de demande d’adhésion et, pour les postulants, une lettre d’engagement à renouveler chaque année sa demande d’inscription sur la liste des experts près une Cour;
- une photographie couleur récente de bonne définition;
- la ou les attestations de formation procédurale en cours ou échue et validée;
- les attestations de compétence technique selon les rubriques demandées (diplômes, certificats de travail etc…) ainsi que toutes certifications de compétences;
- le justificatif d’inscription sur une liste de Cour ou, pour les postulants, la justification d’avoir reçu au moins une désignation d’un Tribunal au cours des 12 derniers mois, l’expertise devant être en cours au moment de la demande d’adhésion;
- un chèque au montant du droit d’entrée et de la participation annuelle forfaitaire;
- une attestation d’un membre de l’UCEJAM, de même spécialité que le candidat, acceptant d’être parrain;
La liste ci-dessus est une base minimum qui pourra être complétée à tout moment par le Conseil d’administration, voire même ponctuellement dans le cadre de l’instruction d’un dossier de demande d’adhésion.
Les dossiers de candidature sont présentés à l’avis du Conseil d’Administration pour délibération.
En cas de refus, le Conseil n’a pas à justifier sa décision il n’aura pas à justifier auprès du candidat des raisons ayant motivé sa décision, laquelle est sans appel. Le Président ou toute autre personne désignée par lui, en informe le candidat par courriel.
Article3-l-2 Demande de renouvellement d’adhésion en tant que postulants
Chaque année, le postulant qui souhaite renouveler son adhésion devra produire un dossier simplifié qui comprendra :
- une fiche de synthèse de sa situation comprenant la déclaration du nombre de missions d’expertise reçues par les Tribunaux. Seuls les postulants justifiant d’au moins une désignation reçue d’un Tribunal au cours des 18 derniers mois pourront prétendre au maintien de leur qualité de postulant.
- une lettre de recommandation de son parrain ou de tout expert membre actif ou honoraire de l’UCEJAM relevant de la même spécialité;
- une déclaration sur l’honneur des formations procédurales suivies l’année précédente,
- une déclaration sur l’honneur de renouvellement de sa demande d’inscription sur la liste des experts près une Cour.
Les dossiers de candidature sont présentés à l’avis du Conseil d’Administration pour délibération. Le Conseil n’a pas à justifier sa décision. Le Président ou toute personne désignée par lui informe le candidat par courriel.
En contrepartie de son adhésion à l’association, le postulant bénéficiera :
- du soutien du parrain qui a accepté de le suivre ou de tout expert dans la même spécialité, l’animateur du groupe auquel il est rattaché pouvant l’orienter vers tout membre actif ou honoraire;
- de l’accès à toutes les manifestations organisées par l’UCEJAM dans les mêmes conditions financières que les autres adhérents UCEJAM avec remise d’attestation s’il y a lieu (étant précisé que les postulants n’ont pas droit de vote aux assemblées générales),
- de toutes les informations diffusées par l’UCEJAM à ses adhérents,
- de la possibilité de souscrire au contrat d’assurance groupe négocié par le CNCEJ uniquement pour les expertises juridictionnelles et sous réserve d’acceptation de son dossier par l’assurance ou le courtier;
- de son intégration automatique parmi les membres actifs ou probatoires dès son inscription sur une liste de Cour d’appel avec tous droits rattachés.
Article 3-1-3 Demande d’adhésion en tant qu’affilié
Pour solliciter son adhésion en qualité de « membre affilié », toute personne physique:
- membre de l’UCEJAM les douze mois précédant la demande,
- inscrite sur une liste de Cour d’Appel ou Administrative pendant au moins 8 ans,
- qui n’est plus inscrite sur une liste de Cour d’Appel ou Administrative à l’exception de radiation pour raison disciplinaire.
La demande doit être formalisée par un courrier au Conseil d’administration lequel statuera sur cette demande.
Le conseil d’administration informera le candidat à l’affiliation par tout moyen et n’aura pas à justifier de sa décision.
L’affilié devra s’acquitter de sa participation annuelle forfaitaire
En contrepartie de son adhésion, le membre affilié bénéficiera :
-de l’accès à toutes les manifestations organisées par l’UCEJAM dans les mêmes conditions financières que les autres adhérents UCEJAM avec remise d’attestation s’il y a lieu;
-de toutes les informations diffusées par l’UCEJAM à ses adhérents
-de la possibilité de souscrire au contrat d’assurance groupe négocié par le CNCEJ sous réserve d’acceptation de son dossier par l’assurance ou le courtier.
Le statut de membre affilié ne donne pas de droit de vote.
Le statut d’affilié ne peut être accordé que pour 3 années après la cessation de l’inscription sur la liste de Cour d’Appel Administrative ou civile, sauf à justifier d’expertises judiciaires toujours en cours. Dans ce cas, un état des expertises judiciaires en cours devra être annexé au courrier adressé annuellement au Conseil d’Administration.
Article 3-2 COTISATIONS
Les montants des droits d’entrée et des cotisations pour les membres (actifs, probatoires, honoraires) ainsi que les participations annuelles forfaitaires pour participer aux groupes des postulants et des affiliés sont fixés par l’assemblée générale qui précède l’exercice social.
Chaque membre doit s’acquitter de sa cotisation dans le mois de l’appel de cotisation effectué par le trésorier. Passé ce délai il est adressé une lettre de rappel par courrier simple ou voie électronique. A défaut de règlement dans les quinze jours de la date d’envoi de cette lettre, il est envoyé une lettre recommandée avec avis de réception, la cotisation pourra alors être majorée de cinq pour cent.
A défaut de règlement dans les quinze jours de la date d’envoi de la lettre de rappel, la radiation du membre pourra être prononcée par le Conseil d’Administration. Toutefois, le Conseil d’Administration peut, en cas de force majeure ou de difficultés exposées par le membre défaillant, lui accorder un sursis dont la durée ne pourra dépasser six mois.
Le statut de personnalité d’honneur est décerné par le Conseil d’Administration de l’UCEJAM à des personnalités extérieures pour les services qu’ils ont pu rendre à la compagnie ; le statut de personnalité d’honneur dispense de cotisation ou de participation forfaitaire sauf convention d’échange de partenariat avec les personnes extérieures.
Les membres admis après le sixième mois de l’exercice social sont tenus de payer le droit d’entrée et ne sont assujettis qu’à la moitié de la cotisation UCEJAM
Article 3-3 OBLIGATION D’ASSURANCE
La souscription à une assurance Responsabilité Civile Professionnelle EXPERTS JUDICIAIRES est obligatoire.
En tant que membre de l’UCECAAP, membre du CNCEJ, les membres actifs, honoraires, probatoires ou postulants et affiliés selon certaines conditions, ont la possibilité de souscrire le
contrat d’assurance groupe négocié par le CNCEJ.
Cette souscription est facultative et n’est pas incluse dans la cotisation annuelle de l’UCEJAM.
Chaque souscripteur au contrat doit renouveler spontanément son adhésion et le régler conformément au règlement de l’assureur ou du courier.
L’UCEJAM n’est pas responsable de la modification des clauses du contrat, de la prise en charge d’éventuels sinistres et de toutes questions administratives liant le souscripteur et l’assureur.
Les clauses et conditions du contrat groupe sont accessibles et consultables sur le site internet de l’UCEJAM, chaque souscripteur s’engageant expressément à en prendre connaissance.
Article 3-4 PARRAINAGE DES NOUVEAUX MEMBRES ET DES PERSONNES INSCRITES DANS LE GROUPE DES POSTULANTS
Le parrain, du simple fait de son parrainage, cautionne le candidat tant du point de vue moral que sur ses compétences techniques, et prend l’engagement de suivre le nouvel adhérent pendant sa première année d’adhésion s’il s’agit d’un membre actif ou probatoire et pendant toute sa période d’adhésion s’il s’agit d’une personne inscrite dans le groupe des postulants. Tout membre actif ou honoraire peut devenir parrain à condition d’être dans le même groupe professionnel que le postulant et accepter les engagements suivants :
- sur demande de son filleul, établir un premier contact au cours duquel le parrain fera connaissance avec celui-ci et décidera ou non de s’engager comme parrain. Dans l’affirmative, parrain et filleul s’engagent à échanger de manière confidentielle. Le parrain fera référence en priorité aux modèles de lettres et rapports préconisés par le CNCEJ ou l’UCECAAP,
- en cours d’année, répondre aux demandes de son filleul sur les questions de procédures (il est rappelé que l’expert doit mener sa mission personnellement et que le parrain ne peut pas l’aider sur les aspects techniques),
- faire un point avec le filleul sur son activité expertale pour l’année écoulée et remplir une fiche de synthèse que le filleul transmettra au Conseil d’Administration de l’UCEJAM pour valider le renouvellement d’adhésion dans la cétégorie sollicitée.
Article 3-5 FORMATION PROCEDURALE
L’UCEJAM contribue à la formation des experts judiciaires en organisant des cours de formation technique et procédurale (notamment en partenariat avec le centre de formation de l’UCECAAP), ainsi que des manifestations et conférences, soit pour l’ensemble des membres, soit dans le cadre des groupes professionnels.
Tout nouveau membre doit impérativement assister à la totalité des séances de la session de formation qui suit son admission sauf cas de force majeure.
Tout membre et toute personne inscrite dans le groupe des postulants ou le groupe des affiliés doit au cours de l’année sociale participer à un nombre minimum de sessions de formation conformément à leur engagement près la Cour.
Le membre qui ne respecte pas ces dispositions peut faire l’objet d’une des sanctions disciplinaires.
D’une façon générale, la formation est assurée en harmonie avec les autres associations régionales ou nationales d’experts dont l’UCEJAM fait éventuellement partie.
Article 3-6 FIN D’ADHESION AU GROUPE POSTULANT EN QUALITE D’AFFILIE
Pour les adhérents postulants et affiliés, la démission est actée par le Conseil d’Administration pour le cas où l’adhérent postulant ou affilié ne réponde pas aux obligations liées à son statut telles que définies dans le Règlement Intérieur.
Article 4- FONCTIONNEMENT DES GROUPES PROFESSIONNELS
Les groupes professionnels sont les suivants :
bâtiment, construction, environnement;
évaluateurs immobilier et copropriété,
informatique, télécommunications, électricité,
banque, bourse, finances, comptabilité, affaires administratives et sociales,
pluridisciplinaire,
professions de santé,
honoraires.
Le nom de ces groupes et leur composition sont sujets à modification par le Conseil d’administration.
Article 4.1- OBLIGATION D’INSCRIPTION DANS LES GROUPES PROFESSIONNELS
Tout membre de l’UCEJAM et toute personne inscrite dans le groupe des postulants ou le groupe des affiliés est affecté dans au moins un groupe professionnel et peut solliciter sa participation à plusieurs groupes professionnels.
Article 4.2- LES ANIMATEURS DE GROUPE
Les animateurs des groupes professionnels constitués sont désignés par les membres actifs, honoraires et probatoires de l’UCEJAM inscrits au groupe pour une durée d’un an renouvelable sans limitation.
Les animateurs organisent le secrétariat de leur groupe et notamment la diffusion de l’information des prochaines réunions et l’édition des attestations de formation adressées aux participants.
Dès qu’une réunion de groupe est fixée, l’animateur en informe le secrétaire général, ou tout autre personne désignée à cet effet, qui aura en charge d’inclure l’information à la rubrique AGENDA ET
MANIFESTATIONS du site Internet et/ou diffusera l’information par tout moyen et notamment par voie de mailing électronique.électronique.
L’animateur établit un rapport d’activité annuel qui sera présenté lors de l’assemblée générale.
Les animateurs de groupe peuvent ouvrir les réunions qu’ils organisent aux membres des autres groupes professionnels ou à des personnes extérieures à l’UCEJAM.
Les animateurs de groupe peuvent prendre tout engagement vis-à-vis des tiers extérieurs dans la limite d’un budget qui leur est alloué annuellement par le conseil d’administration ou sur validation ponctuelle pour mener toute action qu’ils estiment favorable aux membres de leur groupe parmi lesquelles l’intervention comme orateur rétribué de toute personne de leur choix, l’organisation de manifestations, l’invitation de personnalités à des repas, l’édition de documents et brochures à diffuser aux membres ou à l’extérieur de l’UCEJAM.
Les animateurs de groupe peuvent ouvrir les réunions qu’ils organisent aux membres des autres groupes professionnels ou à des personnes extérieures à l’UCEJAM.
Les animateurs de groupe s’engagent à organiser au moins une réunion annuellement.
En début de chaque année, en liaison avec le secrétaire général, l’animateur de groupe établit la liste des membres actifs, honoraires ou probatoires et des affiliés et postulants constituants son groupe à partir du fichier communiqué par le secrétaire général.
Article 5- FONCTIONNEMENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Le Conseil d’Administration se réunira au moins cinq fois par an aux lieux et dates choisis par lui.
Les représentants des groupes professionnels qui ne sont pas administrateurs peuvent assister, si nécessaire, sur convocation du président, aux séances du Conseil, mais ne participent pas aux délibérations.
Article 5-1. OBLIGATIONS DES MEMBRES ADMINISTRATEURS
La présence aux réunions du Conseil est obligatoire.
En cas d’empêchement, tout administrateur peut donner mandat à un autre administrateur pour le représenter. Le mandat est informel, il pourra être donné par tout moyen (lettre, fax, courrier électronique et même téléphoniquement en cours de séance).
Le Conseil d’Administration apprécie la validité des motifs justifiant l’absence d’un de ses membres.
En cas d’absence sans motif valable à deux réunions, l’administrateur défaillant reçoit un avertissement écrit du président. S’il est absent une nouvelle fois, il est considéré comme démissionnaire.
Le Conseil d’Administration entérine la démission et cette décision est portée à sa connaissance par lettre recommandée avec avis de réception.
Le Conseil peut remplacer l’administrateur défaillant par cooptation d’un autre membre actif, jusqu’à l’assemblée générale suivante. Le remplacement est obligatoire si le nombre d’administrateurs devenait inférieur au minimum prévu par les statuts.
Article 5-2. GRATUITE DES MANDATS
Les membres de l’association ne peuvent recevoir aucune rétribution en raison des fonctions qui leur sont conférées. Il appartient à tout administrateur ayant engagé des dépenses pour le fonctionnement de l’organisation d’en demander le remboursement sur présentation de justificatifs visés par le président, ou un vice-président en cas d’empêchement de ce dernier, ou le trésorier en cas d’empêchement d’un vice-président.
Par dépenses pour le fonctionnement de l’organisation, il faut entendre toutes dépenses liées à des missions spécifiques données par le Conseil d’Administration ou le Président et notamment en lien avec la représentation de l’Association sans que cette dernière mention soit limitative.
Article 5-3. PROCES-VERBAUX DES REUNIONS
Les procès-verbaux des réunions du Conseil d’Administration sont diffusés à tous les administrateurs par le secrétaire général, étant précisé que la rédaction du procès-verbal peut être déléguée à tout administrateur en début de séance, le document devant ensuite être revu et approuvé par le président et le secrétaire général qui en sont cosignataires.
La diffusion des procès-verbaux pourra avoir lieu par tout moyen et à titre principal par courrier électronique.
Après approbation au cours de la séance suivante du Conseil. Ils sont diffusés sur le site de l’association.
Article 5-4. CALENDRIER DES REUNIONS
Lors de la première réunion suivant l’assemblée général, le conseil d’administration fixe à minima les trois premières réunions à venir.
Les convocations à chaque Conseil sont faites par le secrétaire général par tout moyen.
Article 5-5 BUREAU
Le Bureau du Président comprend :
- a) Les vice-présidents qui assistent et remplacent, éventuellement, le président
Ils sont plus spécialement chargés des relations avec les magistrats, mais peuvent donner à cet effet délégation permanente à un ou plusieurs membres auprès de chaque tribunal, après approbation par le Conseil.
- b) Un secrétaire général et le secrétaire général adjoint s’il en a été nommé un qui sont chargés de tout ce qui concerne la correspondance et les archives de l’association
II procède en particulier aux convocations du Conseil, des assemblées générales, fait établir les procès-verbaux des délibérations et assure leur conservation sur tout support.
Il tient à jour la liste des membres de l’association, des personnalités d’honneur, des inscrits dans les groupes postulants et affiliés, les statuts et le règlement intérieur.
Il assure l’exécution des formalités prescrites.
- c) Un trésorier qui est chargé de tout ce qui concerne la gestion du patrimoine de l’association.
Le président, le trésorier et le trésorier suppléant, s’il en été nommé un, ont la signature sur les comptes de l’association. Le trésorier procède aux appels de cotisations et à leur relance.
Avec l’autorisation du Conseil d’Administration, il peut procéder à des achats et ventes de valeurs mobilières pour alimenter le fonds de réserve.
II tient au jour le jour une comptabilité régulière de toutes les opérations et rend compte à l’assemblée annuelle qui statue sur la gestion. Le bureau se réunit à la diligence du président chaque fois qu’il l’estime nécessaire, aux lieux, dates et heures décidés par lui.
Article 6.- ASSEMBLEE ORDINAIRE
Article 6.1.- ORGANISATION DU VOTE
Le vote pourra être organisé, au choix du Conseil d’administration, selon un mode physique, électronique ou par correspondance par l’intermédiaire d’un huissier.
Pour l’élection annuelle des administrateurs, avant la tenue de l’assemblée générale et au plus tard lors de l’envoi de la convocation, le secrétaire général fera appel à candidature aux postes d’administrateurs et donnera récépissé à chaque candidat. De même il sera fait appel, en même temps, à candidatures aux postes de scrutateurs sauf en cas d’organisation d’un vote électronique ou par l’intermédiaire d’un huissier. Les candidats au poste d’administrateur de la compagnie ne pourront être .scrutateurs.
Hors cas de vote électronique ou par correspondance par l’intermédiaire d’un huissier, le bureau de vote comprendra au moins trois scrutateurs et six au plus. Il nommera un président qui informera les membres de l’assemblée générale du résultat des votes. Il sera fait appel de candidature au poste de scrutateur pour chaque assemblée générale. Pour le cas où le nombre de candidats dépasserait six, la date du cachet de la poste de l’arrivée de la candidature au secrétariat général sera prise en compte.
Hors cas de vote électronique ou par correspondance par l’intermédiaire d’un huissier, le Secrétaire Général archivera les bulletins de vote ainsi que le procès-verbal des élections dûment signé par les scrutateurs.
Article 6.2.- RAPPORT MORAL ET QUITUS
Si l’assemblée générale n’approuve pas le rapport moral et refuse le quitus au Conseil d’Administration, celui-ci est globalement démissionnaire, à l’exception des administrateurs élus le jour de ladite assemblée. Des élections complémentaires sont immédiatement organisées au cours de la même assemblée, sous l’autorité du doyen d’âge des nouveaux administrateurs, pour remplacer les administrateurs démissionnes, lesquels peuvent faire acte de candidature.
Article 7- COMMISSION DE MEDIATION ET D’ASSISTANCE
Le Conseil d’Administration peut désigner une commission de médiation et d’assistance composée d’au minimum trois membres actifs, lesquels nomment parmi eux un président.
Tout membre qui cesse ses fonctions est remplacé par simple décision du Conseil.
La commission a un rôle consultatif et peut être consultée dans les circonstances mentionnées dans les articles suivants.
Article 8- ENTRAIDE
Tout membre ou personnes inscrites dans les groupes postulants et affiliés, qui éprouve des difficultés dans le cadre de l’exercice de sa fonction d’expert peut saisir le Conseil d’Administration.
Celui-ci décide du concours technique ou juridique à lui apporter éventuellement, après consultation s’il le juge utile de la commission de médiation et d’assistance. Le président de cette commission informe l’intéressé de la suite donnée à sa demande.
Article 9- LITIGES
Tout litige entre membres ou postulants ou affiliés ou encore entre ces mêmes personnes et un tiers, peut être porté avant toute autre action à la connaissance du Conseil d’Administration, rapport circonstancié et pièces justificatives à l’appui.
Le Conseil transmet, si nécessaire, le dossier à la commission de médiation et d’assistance qui assure l’instruction du litige, soit sur dossier, soit en entendant les personnes concernées ou toute autre personne.
Le président de la commission établit un rapport écrit ou oral qui résume les faits et exprime l’avis de la commission. Ce rapport est transmis au Conseil, lequel, au vu de ce rapport et après avoir éventuellement entendu les membres de la commission pour explications complémentaires, décide de la suite à donner.
La décision du Conseil d’Administration est portée par écrit à la connaissance des parties en cause par le secrétaire général ou toute personne désignée par le Conseil d’administration.
Article 10- SANCTIONS
Si un membre de l’association a eu un comportement fautif ou une action, susceptible de porter préjudice à l’association, il est entendu par le seul conseil d’administration.
Le conseil d’administration pourra peut appliquer l’une des les sanctions suivantes :
-l’avertissement,
-le blâme
-la radiation.
Le conseil d’administration statuera à la majorité des deux tiers au moins des administrateurs présents ou représentés.
L’intéressé est informé de la décision par le secrétaire général (ou à défaut par le président) par lettre recommandée avec accusé de réception.
Article 11- REGISTRE DES ADHERENTS
Un registre des membres de l’association est tenu conjointement à la présidence et au secrétariat général. Ce registre doit être régulièrement transcrit sur le site Internet de la compagnie.
